De traditionele rol van archivering is veranderd door de lage kosten van storage en het feit dat er in de cloud geen verschil is tussen dure en goedkope storage (tiering). Hierdoor kan ook oude data blijven staan binnen de oorspronkelijke context. Ons advies is zodoende geen seperate archief site aan te maken maar de informatie binnen een Team Site in een aparte Document Library op te slaan. Toegang tot sites is namelijk rol afhankelijk en met deze aanpak kunnen automatisch de juiste medewerkers ook bij de 'oude data. Wanneer data wordt overgezet vanuit een Fileserver of een andere SharePoint omgeving, is ons advies de data te archiveren binnen een proces (TEAM) site. Een klant maakt middels het 'meetroo teams' product voor ieder proces een Team site aan, bijvoorbeeld HR, Sales, Finance, Managmenet, etc.  De oude data gaat hier in een seperate Document Bibliotheek. Na implementatie gaan gebruikers actief werken in een schone Document Bibliotheek, welke aangevuld is met metadata en het gebruik van folders beperkt kan blijven.